Acuerdo de encargado del tratamiento

1. Quiénes somos cada uno

Tú eres la responsable del tratamiento. Los datos que metes en Gestiba —tus clientes, tus proveedores, los invitados de tus eventos— los has recogido tú y para tus fines. Decides qué guardas, para qué y durante cuánto.

Gestiba es el encargado del tratamiento. Los guarda y los procesa por cuenta tuya, únicamente para prestarte el servicio. No decide nada sobre ellos. Detrás de Gestiba están Javier Gutiérrez y Hugo Ibáñez, titulares conjuntos, que responden de este acuerdo en los mismos términos.

Esto no aplica a los datos de tu propia cuenta (tu nombre, tu email, tu suscripción): de esos responde Gestiba, y se explican en la política de privacidad.

2. Qué se trata, para qué y hasta cuándo

Finalidad: prestarte el servicio de Gestiba — guardar y mostrar tu información, calcular tus totales y márgenes, generar tus documentos y enviar los correos que tú pidas.

Tipos de datos: datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, teléfono, email, dirección), datos económicos de tus eventos, y los datos de organización de mesas (nombre y apellidos de cada invitado, su mesa y las notas que añadas).

Personas afectadas: tus clientes, tus proveedores, y los invitados de los eventos que organices.

Duración: mientras tu cuenta esté activa, más un plazo de conservación de seis meses desde que dejes de tener un plan. Cumplido ese plazo se elimina todo, con dos avisos por email antes — uno un mes antes y otro la última semana. Reactivar cualquier plan detiene el borrado.

3. A qué se compromete Gestiba

a) A tratar los datos solo según tus instrucciones. Usar la aplicación es darlas. No se hace nada con esos datos que no sea prestarte el servicio: no se venden, no se ceden, no se usan para publicidad y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

b) A la confidencialidad. Quien tenga acceso técnico a los datos está obligado a guardar secreto, y ese acceso se limita a lo imprescindible para mantener el servicio.

c) A protegerlos. Los datos viajan cifrados (HTTPS) y están cifrados en reposo. Cada empresa está aislada de las demás en la propia base de datos, y una cuenta no puede llegar a los datos de otra ni forzando la dirección. Las contraseñas se guardan cifradas y nadie, tampoco nosotros, puede leerlas.

d) A avisarte si pasa algo. Si hubiera una brecha de seguridad que afecte a tus datos, te lo comunicaremos sin dilación indebida y como muy tarde en 48 horas desde que tengamos constancia, con lo que sepamos en ese momento. Es tuya la obligación de notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas si corresponde, y este plazo está puesto para que llegues a tiempo.

e) A ayudarte con los derechos de las personas. Si un cliente o un invitado tuyo pide acceder a sus datos, corregirlos o borrarlos, la mayoría de las veces puedes hacerlo tú desde la propia aplicación. Si no llegas, te ayudamos.

f) A devolvértelos o borrarlos al final. Cuando termine la relación eliges tú: o te devolvemos tus datos, o los borramos. Desde Mi empresa puedes hacer las dos cosas tú misma: «Descargar todos mis datos» te da una copia al momento, y «Solicitar la baja» desactiva la cuenta y la borra de forma definitiva a los 30 días — tiempo de sobra para arrepentirte y cancelarlo. Si prefieres pedirlo por escrito en vez de usar esos botones, también puedes: info@gestiba.es, mismo plazo máximo de 30 días. Tras el borrado solo se conserva lo que exija una obligación legal — ver el punto siguiente.

Lo único que no se borra al momento son tus facturas (de proveedor y las que subas tú) y tus cobros: se conservan aparte, sin poder usarse ya dentro de la aplicación, durante 6 años desde su fecha — es el plazo de conservación mercantil general en España (más amplio que el fiscal, así que cubre los dos). No es un capricho nuestro: es lo que la ley te exige a ti poder enseñar en una inspección, y descargar tu copia de datos con el botón de arriba antes de darte de baja no sustituye esa obligación tuya.

g) A demostrarte que se cumple. Te daremos la información que necesites para comprobarlo y facilitaremos las auditorías que quieras hacer, tú o quien tú designes.

4. Quién más toca los datos

Gestiba se apoya en estos proveedores, que actúan como subencargados y están sujetos a las mismas obligaciones:

Si en el futuro cambiamos de proveedor o añadimos uno nuevo, te lo comunicaremos con antelación y podrás oponerte; si te opones y no hay alternativa, puedes darte de baja sin penalización.

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera de la Unión Europea. Esas transferencias se amparan en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. El caso más relevante es la lectura automática de fotos con Google, que es opcional: si no la usas, no sale nada hacia allí.

5. A qué te comprometes tú

A tener una base legítima para tratar los datos que metes, y a informar a las personas afectadas cuando corresponda. Gestiba no contacta nunca con tus clientes ni con tus invitados por su cuenta: solo se manda lo que tú mandas.

A no meter en la aplicación más datos de los necesarios, y en particular a no usar los campos de notas para guardar información de salud u otros datos sensibles más allá de lo imprescindible.

A cuidar los enlaces que compartes. Los documentos que se envían al cliente se abren sin contraseña: quien tenga el enlace, entra.

6. Cambios y contacto

Si este acuerdo cambia de forma relevante te lo comunicaremos dentro de la aplicación o por email, y quedará registrada la versión que has aceptado.

Para cualquier cosa de este acuerdo, incluidas las auditorías y las peticiones de borrado: info@gestiba.es.