Política de privacidad

1. Quién responde de qué

Los titulares de Gestiba son Javier Gutiérrez y Hugo Ibáñez, que responden conjuntamente del tratamiento de datos descrito en esta política, con email de contacto info@gestiba.es.

Hay que distinguir dos cosas, porque no se tratan igual:

Los datos de tu cuenta (tu nombre, tu email, tu empresa, tu suscripción). Aquí el responsable del tratamiento es Gestiba: los necesitamos para darte acceso al servicio y cobrártelo.

Los datos que tú metes en la aplicación (tus clientes, tus proveedores, los invitados de tus eventos…). Aquí la responsable eres tú: son datos de tu negocio y de personas con las que tú tienes la relación, no nosotros. Gestiba actúa como encargado del tratamiento, es decir, los guarda y los procesa únicamente para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones. No los usamos para nada más, no los cedemos y no los vendemos.

2. Qué datos tratamos

Datos de tu cuenta: nombre, email, contraseña (cifrada) y nombre de tu empresa.

Datos de tu negocio: la información que tú introduces para gestionar tu actividad — clientes, proveedores, eventos, presupuestos, cobros y facturas (incluidas fotos de facturas que subas), y las fotos de inspiración que asocies a un evento.

Datos de terceras personas que tú introduces. Al organizar las mesas de un evento, Gestiba guarda el nombre y los apellidos de cada invitado, la mesa en la que se sienta y las notas que tú añadas (por ejemplo, una alergia). Son personas que no tienen cuenta en Gestiba y que probablemente no saben que existimos: los introduces tú, bajo tu responsabilidad, y debes tener una base legítima para hacerlo e informarles si corresponde. Nosotros no contactamos nunca con ellas.

Te recomendamos no escribir en las notas de un invitado información de salud u otros datos sensibles más allá de lo imprescindible para el servicio (una alergia alimentaria, una silla adaptada). Cuanto menos guardes, menos tienes que proteger.

3. Para qué los usamos

Exclusivamente para prestar el servicio: mostrar tu información, calcular tus totales y márgenes, generar tus presupuestos y recibos, y enviarte los correos imprescindibles de la cuenta (verificación, recuperación de contraseña). No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad.

4. Dónde se guardan y quién nos ayuda a prestar el servicio

Los datos se almacenan en la Unión Europea (base de datos en París, Francia, operada por Supabase). Usamos además estos proveedores como subencargados del tratamiento: Vercel (alojamiento de la aplicación), Brevo (envío de correos), Stripe (cobro de la suscripción, si contratas un plan de pago) y Google (solo para la lectura automática de fotos, cuando la usas — ver el punto 5).

5. Lectura automática de fotos (IA)

Gestiba puede leer por ti el contenido de una foto en dos sitios: al subir una factura de proveedor, y al importar una lista de invitados o un plano de mesas escrito a mano. Las dos son funciones opcionales: solo se usan si tú subes la imagen a propósito, y en los dos casos puedes hacer lo mismo a mano sin usarlas.

⚠️ Ten en cuenta que la foto de una lista de invitados contiene nombres de personas. Si prefieres que esos nombres no pasen por un tercero, escríbelos a mano en la aplicación: el resultado es exactamente el mismo.

Cuando usas la lectura automática, la imagen se envía al servicio de inteligencia artificial Gemini, de Google, con el único fin de extraer los datos (el proveedor y el importe de la factura; los nombres y las mesas, en el caso de la lista). Ese procesamiento puede realizarse en servidores de Google fuera de la Unión Europea (por ejemplo, en Estados Unidos), con las garantías que Google ofrece para esas transferencias. Según el plan de Google que tengamos contratado en cada momento, Google podría utilizar el contenido enviado para mejorar sus propios servicios y modelos. Por ello, te recomendamos no subir mediante esta función documentos que contengan datos especialmente sensibles que no quieras que sean tratados por un tercero; en esos casos, introduce los datos a mano.

La foto que pasa por la IA no se guarda. La imagen que subes al lector automático se procesa en memoria y se descarta: Gestiba se queda solo con los datos que tú confirmas en la pantalla de revisión.

Cosa distinta son las fotos del plano de mesas que guardas a propósito en tu evento para consultarlas después, y las facturas: esas sí se conservan, porque para eso las subes. Las fotos del plano suelen llevar nombres de invitados escritos, así que se guardan en un almacén privado y solo se ven desde tu cuenta — no tienen enlace público ni se comparten con nadie.

La inteligencia artificial nunca decide nada por ti ni guarda nada sola: se limita a proponer lo que ha leído, y no se escribe nada hasta que tú lo revisas y lo confirmas. Lo que no se lee con seguridad se marca para que lo repases, y lo ilegible se deja en blanco — nunca se rellena a ojo.

6. Enlaces que compartes con tus clientes

Algunos documentos se comparten mediante un enlace que se abre sin necesidad de tener cuenta: el presupuesto, y las plantillas y el seating de la organización de mesas. Es lo que permite que tu cliente los abra desde WhatsApp o desde un correo.

Cada enlace lleva un código largo y aleatorio, imposible de adivinar, y cada tipo de documento usa el suyo — quien recibe el seating no puede llegar al presupuesto cambiando la dirección. Además, estas páginas se sirven marcadas para que los buscadores no las indexen ni las guarden en caché.

Aun así, quien tenga el enlace puede abrirlo. Ten cuidado con dónde lo reenvías, sobre todo en el caso del seating, que contiene los nombres de los invitados. Si necesitas invalidar un enlace ya compartido, escríbenos a info@gestiba.es.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras tu cuenta esté activa, y seis meses más si dejas de tener un plan. Pasado ese plazo, tus datos se eliminan de forma definitiva.

Ese margen existe para que no pierdas nada si vuelves: durante esos seis meses lo encontrarás todo tal y como lo dejaste, y reactivar cualquier plan detiene el borrado. Te avisaremos por email un mes antes y otra vez la última semana, con tiempo de sobra para reactivar la cuenta o pedirnos una copia.

Si prefieres darte de baja tú misma antes, puedes hacerlo desde Mi empresa → Baja de la cuenta: se desactiva al momento y tienes 30 días para cancelarlo antes del borrado definitivo.

Y si la normativa nos obliga a conservar algo, se conserva solo eso y solo el tiempo exigido: tus facturas (de proveedor y las que tú subas) y tus cobros se guardan, aparte del resto y sin que se puedan usar dentro de la aplicación, durante 6 años desde su fecha — es el plazo de conservación mercantil general en España, y es más amplio que el fiscal, así que cubre los dos casos. El resto de tus datos —clientes, eventos, presupuestos, invitados— no está sujeto a esa obligación y se borra en el plazo normal de arriba.

8. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a info@gestiba.es. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Dos de estos derechos los puedes ejercer tú misma, sin escribirnos, desde Mi empresa: descargar una copia de todos tus datos (portabilidad) y darte de baja (supresión).

Si quien te escribe es un invitado de uno de tus eventos pidiendo que borres su nombre, esa petición te corresponde atenderla a ti, que eres quien lo introdujo: puedes eliminarlo desde la organización de mesas del evento. Lo mismo si es una persona que rellenó tu formulario público: puedes eliminar su solicitud entera desde su ficha, en Solicitudes. Si necesitas ayuda para hacerlo, escríbenos.

9. Cookies

Gestiba solo usa cookies técnicas imprescindibles para mantener tu sesión iniciada. No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento.

10. Cambios en esta política

Si esta política cambia de forma relevante, te lo comunicaremos dentro de la aplicación o por email.